6 herausfordernde Tipps für produktivere Meetings

In dem Beitrag Produktive Meetings – ein Widerspruch in sich? habe ich bereits 10 einfache Tipps für effizientere Meetings dargestellt. Hier nun noch einige etwas ausgefallenere und herausforderndere Tipps von Seth Godin.

(Photo: www.dilbert.com)

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Noch 6 Tipps für produktivere Meetings

1. Rechne in 5 Minuten-Intervallen, wenn mehr als 5 Zeitintervalle für ein Meeting veranschlagt werden, muss es dafür einen sehr guten Grund geben.
2. Entferne alle Stühle aus dem Raum.
3. Nimm eine Eieruhr mit ins Meeting, wenn die Zeit um ist, ist es nicht deine Schuld, sondern die der Uhr.
4. Der Einladende muss innerhalb von 10 Minuten nach Meeting-Ende eine kurze Email- Zusammenfassung mit den nächsten Schritten versenden.
5. Führe ein Rating-System an einer öffentlichen Pinnwand durch, wo die Teilnehmer Meetings und die Organisatoren auf einer Skala von 1-5 bewerten können.
6. Wenn du nichts mehr zu einem Meeting beitragen kannst, geh. Man kann das Protokoll hinterher lesen.

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Produktive Meetings – ein Widerspruch in sich?

10 Tipps wie deine Meetings produktiv werden

(Photo: www.dilbert.com)

Ich hasse Meetings! Das denkt sich wohl so mancher unter euch dann und wann. Unproduktiv und reine Zeitverschwendung. Dennoch leider notwendig.

Warum finde ich Meetings so schrecklich

1) Wichtigster Punkt der meisten Meetings: assign blame.
Insbesondere bei Leuten, die nicht ständig zusammenarbeiten ist so ein Meeting eine exzellente Gelegenheit für Schuldzuweisungen.

2) Jeder hört sich selbst am liebsten sprechen, egal, wer gleichzeitig noch spricht bzw. in welcher Lautstärke man deshalb sprechen muss.

3) Elektronisches Spielzeug wird ausgiebig dazu genutzt, die Langeweile über das Meeting zum Ausdruck zu bringen.

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Brainstorming in Gruppen vermindert die Kreativität

using the brain to storm a problem – das Gehirn verwenden zum Sturm auf ein Problem

Brainstorming ist eine von Alex Osborn erfundene und von Charles Hutchison Clark weiterentwickelte Methode zur Ideenfindung, die die Erzeugung von neuen, ungewöhnlichen Ideen in einer Gruppe von Menschen fördern soll.

Inhaltsübersicht 4 Regeln des Brainstormings Ursachen des Produktivitätsverlustes Theoretische Erklärung der Leistungsverluste Ist kognitive Stimulierung möglich? Einzelkämpfer

4 Regeln des Brainstormings

1. je mehr Ideen, desto besser
2. je ungewöhnlicher die Ideen, desto besser
3. verbessere und ergänze bereits genannte Ideen
4. enthalte Dich jeglicher Kritik

Osborn behauptete, dass die durchschnittliche Person in der Gruppe zweimal so viele Ideen bedenkt, als würde sie alleine arbeiten. Experimentelle Untersuchungen, die Quantität und Qualität von echten Gruppen verglichen mit der von Nominalgruppen, wobei bei letzteren die Versuchspersonen individuell arbeiteten stellten jedoch fest, dass diese wesentlich mehr und auch mehr gute Ideen produzierten.

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Box Plots und Blog Besucherzahlen

Wann ist der beste Zeitpunkt, um Blog Beiträge zu veröffentlichen?

Diese Frage wird in vielen Blogs und Foren gestellt und letztlich kann nur eine Analyse der Besucherzahlen des eigenen Blogs eine Antwort darauf geben. An welchem Wochentag kommen die meisten Leser vorbei? Um das herauszufinden, habe ich ein Box Plot Diagramm erstellt, da dieses Tool einen sehr guten Überblick über die Verteilung der Besucherzahlen liefert.

Was ist ein Box Plot?

Der Box Plot, auch Kastengrafik oder Whisker Box Plot genannt, ist ein Diagramm zur graphischen Darstellung der Verteilung von statistischen Daten. Der Boxplot fasst dabei verschiedene Streuungsmaße in einem Diagramm zusammen. Alle Werte der sogenannten Fünf-Punkte-Zusammenfassung, also der Median, die zwei Quartile und die beiden Extremwerte werden gemeinsam dargestellt.
Ein Box Plot besteht aus einer Box und zwei Linien, die das Rechteck verlängern. Diese Linien werden als „Whisker“ oder „Fühler“ oder „Antennen“ bezeichnet. Die Box entspricht dem Bereich, in dem die mittleren 50 % der Daten liegen. Sie wird durch das obere und das untere Quartil begrenzt. Der Median wird als durchgehender Strich in der Box eingezeichnet. Dieser Strich teilt das gesamte Diagramm in zwei Hälften. Seine Lage innerhalb der Box zeigt die Verzerrung der Daten.

Die Vorteile eines Box Plots

Mehrere Häufigkeitsverteilungen können mittels des Box Plots miteinander verglichen werden:

• ist der Median der gleiche?
• haben die Boxen die gleiche Größe?
• wie lang sind die whiskers?
• gibt es Überschneidungen?

Grafisch sieht das Box Plot Diagramm dann so aus:

Wenn ich so die Besucherzahlen mehrerer Monate auswerte sehe ich sehr gut, wie sich die Besucher auf die einzelnen Wochentage verteilen und welche Tage am ehesten für die Veröffentlichung von neuen Blog Beiträgen in Frage kommen (gelber Bereich).
Mit welchen Tools wertet ihr eure Besucherzahlen aus und zu welchem Ergebnis kommt ihr dabei?

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König Kunde und die Kano Analyse

Kundenwünsche – Was ist aus der Sicht des Kunden am wichtigsten?

Diese Frage stellt sich wohl jeder, der sein Produkt erfolgreich vermarkten will. Und wohl auch jeder Blogger, der sich zufriedene Stammleser wünscht.
Kenne ich die Bedürfnisse meines Kunden, muss ich diese aber auch priorisieren, denn nicht jeder Aspekt eines Produkts ist für den Kunden gleich wichtig. Außerdem, was dem Kunden letztes Jahr gefallen hat, gefällt ihm nächstes Jahr womöglich nicht mehr.

Die Kano Analyse

Ein Ansatz, um die Wünsche des Kunden zu priorisieren ist die Kano Analyse. Dr. Noriaki Kano ist eine Schlüsselfigur des Japanischen Qualitätsmanagements.

Um die Wünsche des Kunden in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen, werden sie in verschiedene Kategorien eingeteilt.
Dabei unterscheidet Kano diese drei Kategorien:

1. Dissatisfiers

   oder Basisanforderungen. Dissatisfiers sind ein ‚must be’, die Mindestanforderungen des Kunden. Der Kunde schenkt ihnen keinen besondere Beachtung. Nur, wenn sie nicht erfüllt werden, ist der Ärger groß.

2. Satisfiers

   more is better. Je besser man hier ist, um so zufriedener sind die Kunden. Ein Paradebeispiel ist der Preis.

3. Delighters

   go the extra mile. Ein besonderer Service, den der Kunde nicht erwartet hat.

Kano Prinzipien

• alle Dissatisfiers müssen erfüllt werden
• nehmen sie die Kundenwünsche sorgsam auf, um alle Ausprägungen der Kundenanforderungen genau zu erfassen
• ihr ‘Design Team’ muss Delighters identifizieren und entwickeln, um wirkliche Abgrenzung zu schaffen
• dieser Vorsprung durch Delighters hält jedoch nur kurz an, die Konkurrenz schließt schnell auf

Ständige Verbesserung ist notwendig, um den Vorsprung zu halten!

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Threat Opportunity Matrix – Ein Tool für Veränderungen

Sie sind unzufrieden mit dem Status Quo und brauchen dringend eine Veränderung?

Der erste und wichtigste Schritt zu Beginn eines neuen Projekts ist es, Beweismaterial zu sammeln, um zu zeigen, dass eine Veränderung unbedingt notwendig ist. Hierzu gibt es verschiedene Methoden, welche die Treiber hinter einer notwendigen Veränderung visualisieren. Ein effektives Tool ist die Threat and Opportunity Matrix.

Die Matrix hilft dabei, die Gründe für eine notwendige Veränderung mit einem breiteren Horizont, d.h. kurz und langfristig, darzustellen und mit der alten Gewohnheit zu brechen, dass Veränderungen immer nur durch kurzfristige Ängste getrieben werden. Es muss bewiesen werden, dass der Status Quo nicht gut genug ist, indem man die Schwächen des aktuellen Prozesses aufzeigt und gleichzeitig die Benefits der beabsichtigten Veränderung darstellt. Die Methode lässt sich auch bei Initiativen und langfristigen Strategien anwenden.

Hier ein einfaches Beispiel, wie die Threat Opportunity Matrix für eine Frage aus unserem täglichen Leben aussieht: Soll ich mit meinem Partner zusammenziehen?

Die Vorteile und Chancen der anstehenden Veränderung werden so anschaulich aufgezeigt. Man sollte in jedem Fall auch hinter die offensichtlichen Gründe schauen, um zusätzliche Gründe zu finden, die für eine Veränderung sprechen. Oft sind übrigens die Chancen genau das Gegenteil der Bedenken, die gegen die Veränderung sprechen.

Für eine etwas genauere Analyse kann man die Matrix noch um zwei Spalten erweitern:

Indem man auch die Konsequenzen herausarbeiten, die auftreten wenn man nichts verändert, erhält man zwingende Argumente für die Veränderung.
Das Projektteam sollte möglichst genau und möglichst viele Gründe für die Veränderung finden. Je vielfältiger die Argumente sind, um so mehr Stakeholder wird man damit erreichen. Die Argumente gegen die Veränderung helfen dabei, die Bedenken potentieller Gegner zu verstehen.
Entscheidend ist nun, die Argumente für eine Veränderung zu kommunizieren und das Assessment der Argumente gegen die Veränderung dazu zu nutzen, die Lösung zu verbessern und die Gegner zu widerlegen.

Dieses initiale Statement zu Beginn eines Projekts ist wichtig, um mit einem klaren Blick für die Notwendigkeit der Änderung fortzufahren.

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