Wer liest denn die Email-Signatur?

Über den Unsinn einer Email-Signatur

(Photo: geldundleben)

In verlässlicher Regelmäßigkeit erreicht mich eine Aufforderung, meine Email-Signatur zu aktualisieren 

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir möchten Sie darauf hinweisen, dass mit Wirkung zum 1. September 2009 auf Grund der Veränderungen im Vorstandsbereich der Kreti&Pleti AG Ihre Signatur hinsichtlich der Vorstandsleiste abzuändern ist.
Diese Änderungen müssen bis spätestens 31. August 2009 erfolgen, da jegliche externe e-Mail Korrespondenz ab dem 01.09.2009 mit der neuen Signatur versehen sein muss.

Mit freundlichen Grüßen

Die Signatur,  das sind diese letzten, winzig kleinen Zeilen am Ende einer jeden offiziellen Email, die ungefähr so aussehen:

Kreti&Pleti AG: Vorsitzender des Aufsichtsrats: Dr. Kreti Vorstand: Dr. Pleti, Vorsitzender; Kermit, Miss Piggy, Gonzo, Statler, Waldorf Für Umsatzsteuerzwecke: USt-ID-Nr.: DE 123 456 789. Spaßleistungen sind umsatzsteuerfrei. Kreti&Pleti AG Sitz der Gesellschaft: Muppetshow Registergericht: Muppet HRB 123456 Stand 09/2009

Die Änderungen müssen dringend erfolgen und jede Email muss damit versehen sein – ääähm – normalerweise wird nicht mal der eigentliche Text der Email gelesen, wer liest denn bitte schön diese winzig kleine Signatur da ganz am Ende??? 

Aber wie langweilig wäre doch unser Büroalltag ohne diese schönen Absurditäten…

Eingetragen unter:Zeitmanagement , Arbeit, Email, Signatur

Einige weiterführende Gedanken zum persönlichen Zeitmanagement – Teil 4

Zeit gewinnen, Zeitdiebe eliminieren

An dieser Stelle sei zunächst die Pareto 80/20-Regel genannt. Die Zauberformel für maximales Einkommen durch geringst möglichen Einsatz? Sie besagt, dass 20% des Inputs für 80% des gesamten Outputs sorgen. Mit dieser Regel kann man versuchen Dinge zu eliminieren, die nur wenig zu den eigenen Zielen und Stärken beitragen. Aber, funktioniert das Pareto Prinzip wirklich?
Die Wichtigkeit und Komplexität einer Aufgabe dehnt sich genau in dem Maße aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Das ist die Kernaussage des Parkinsonschen Gesetzes. Setzen Sie sich eindeutige Deadlines. Ein Mangel an Zeit ist eigentlich ein Mangel an Prioritäten. Das Problem ist nicht, dass zuviel Input da ist, sondern dass er zu stockend verarbeitet wird.

Hier sind schnelle Entscheidungen wichtig. Hilfreich kann dabei die Eisenhower-Regel (Vier-Quadranten-Methode) sein. Man klassifiziert hier hinsichtlich Dringlichkeit und Wichtigkeit in 4 Gruppen:

Wichtigkeit	Dringlichkeit	Aktion
wichtig	dringend	sofort selbst erledigen
wichtig	nicht dringend	Aufgabe exakt formulieren und selbst erledigen (Kombination aus Kalender mit ToDo-Liste)
nicht wichtig	dringend	wenn möglich delegieren
nicht wichtig	nicht dringend	Nicht bearbeiten -> Papierkorb!

Jedes Stück Papier wird nur einmal in die Hand genommen und gleich erledigt.

Und nicht zuletzt sollte man sich die Fähigkeit der selektiven Ignoranz aneignen. Informationen sind oft irrelevant und unwichtig, so dass man nichts damit anfangen kann. Also kann man sie auch gleich ignorieren oder umleiten. Darüber hinaus sind sie meist negativ, stehlen viel Zeit, haben nichts mit meinen Zielen zu tun und unterliegen nicht meinem Einfluss.

Artikelserie „Zeitmanagement - Zeit gewinnen, Zeitfresser eliminieren“

Zeit gewinnen mit diesen Aktionen – Teil 1

Zeit gewinnen mit diesen  Aktionen – Teil 2

Fragen, die man sich immer wieder stellen sollte, um Zeit zu gewinnen – Teil 3

Einige weiterführende Gedanken zum persönlichen Zeitmanagement – Teil 4

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Fragen, die man sich immer wieder stellen sollte, um Zeit zu gewinnen – Teil 3

Zeitmanagement – Zeit gewinnen, Zeitfresser eliminieren

?	Stellen Sie sich bei jeder Tätigkeit die Frage, ob Sie mit ihrem Tag zufrieden wären wenn dies das einzige wäre was sie heute erledigten
?	Wenn ich nur noch 2 Stunden pro Tag arbeiten könnte, was würde ich dann machen
?	Wenn ich nur noch 2 Stunden pro Woche arbeiten könnte, was würde ich dann machen
?	Welche 4/5 aller zeitraubenden Aktivitäten könnte man aufgeben (diese Frage einmal im Monat stellen)
?	Mit welchen Dingen verbringen Sie Ihre Zeit, um das Gefühl zu haben, dass Sie produktiv sind (nennen Sie 3 Beispiele)
?	Dinge, die nur scheinbar dringend sind: was wird passieren, wenn ich das nicht erledige? Ist es das wert, etwas wichtiges aufzuschieben, um das hier zu erledigen?
?	Erfindest du gerade Dinge, um das eigentlich Wichtige zu vermeiden
?	Ist diese Information definitiv und unmittelbar wichtig für mich? Werde ich sie verwenden?
?	Was hindert mich momentan daran, die herumliegenden Dinge aufzuräumen

Artikelserie Zeitmanagement – Zeit gewinnen, Zeitfresser eliminieren

Zeit gewinnen mit diesen Aktionen – Teil 1

Zeit gewinnen mit diesen Aktionen – Teil 2

Fragen, die man sich immer wieder stellen sollte, um Zeit zu gewinnen – Teil 3

Einige weiterführende Gedanken zum persönlichen Zeitmanagement – Teil 4

Eingetragen unter:Zeitmanagement , To Do Liste, Zeitfresser

Zeit gewinnen mit diesen Aktionen – Teil 2

Zeitmanagement – Zeit gewinnen, Zeitfresser eliminieren

To Do Liste

• die To Do Liste für den nächsten Tag am Abend vorher zusammenstellen
• Größe maximal ein 3x gefaltetes DIN A4 Blatt (z.B. 12,6*7,6 PostIt)
• die Anzahl der Dinge auf der To Do Liste begrenzen
• nie mehr als 2 wichtige Dinge pro Tag planen
• Nebensächlichkeiten ignorieren, indem man sich kurze Fristen setzt

Lesen

• Schlagzeilen in den Zeitungsautomaten lesen oder beim Sitznachbarn in der U-Bahn
• Gespräch einleiten mit der Frage: "Was gibt es heute Neues?"
• pro Monat max. 1/3 eines Fachmagazins lesen, ca. 4Std.
• Technik des Speed Reading aneignen

EMails

• niemals morgens als erstes ins Postfach schauen
• nur 2 x täglich EMails ansehen, um 12h + 16h
• so bald wie möglich EMails nur noch einmal am Tag bearbeiten
• wenn-dann-Struktur benutzen, um unnötige Rückfragen zu vermeiden

Meetings

• Meetings generell vermeiden, Teilnahme absagen, ersatzweise Telefongespräche oder Emails anbieten, die formulierte Fragen kann man dann per Email beantworten
• wenn ein Meeting unvermeidbar ist, klare Zielvorgabe machen und die Uhrzeit festlegen, wann man das Meeting verlässt
• Meetings sollten stattfinden, um Entscheidungen zu treffen, nicht um Probleme zu definieren!

Störenfriede abwimmeln

• "Ich erwarte in 5 min. einen Anruf"
• Statt "Wie geht es?" – "Wie kann ich Ihnen helfen?"

Artikelserie Zeitmanagement – Zeit gewinnen, Zeitfresser eliminieren

Zeit gewinnen mit diesen Aktionen – Teil 1

Zeit gewinnen mit diesen Aktionen – Teil 2

Fragen, die man sich immer wieder stellen sollte, um Zeit zu gewinnen – Teil 3

Einige weiterführende Gedanken zum persönlichen Zeitmanagement – Teil 4

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Persönliches Zeitmanagement – Zeiterfassung und Outsourcing

Im Zusammenhang mit meinem persönlichen Zeitmanagement stelle ich mir immer wieder zwei Fragen

• Was sind meine 5 zeitaufwendigsten Aufgaben außerhalb des Jobs?
• Für welche Aktivitäten hätte ich gerne mehr Zeit?

Welche Tätigkeiten kann ich outsourcen oder delegieren, weil ich sie nur ungern selbst erledige oder weil andere sie viel billiger erledigen können. Dann kann ich in der Zeit Dinge unternehmen, die mir wichtig sind und mich meinen Zielen näher bringen oder die mir einfach „nur“ Spaß bringen.

Um genau heraus zu finden, für welche meiner Aktivitäten ich wie viel Zeit aufwende benutze ich ein einfaches EXCEL-Sheet:

EXCEL-Sheet zur Erfassung von Zeitaufwänden

Damit erhalte ich schnell und einfach die genauen Zeitaufwände diverser Tätigkeiten.

Ausgehend von meinem eigenen Stundenlohn kann ich mit diesen Werten dann berechnen, ob Outsourcen bestimmter Tätigkeiten nicht billiger ist, als wenn ich meine eigene Arbeitskraft investiere. Natürlich kann ich auch höhere Kosten bewusst in Kauf nehmen, wenn ich die Zeit lieber zum Lesen von Fachliteratur oder für ein Hobby verwenden möchte.

Wer es gern etwas schicker und komfortabler mag, kann ja mal einen Blick auf  den „BubbleTimer “ werfen. Ein webbasiertes Zeit-Tracking-Tool in tollem Design mit diversen Auswertungsmöglichkeiten.

weitere Artikel zu diesem Thema

Zeit sparen – Zeitfresser eliminieren

Eingetragen unter:Zeitmanagement , BubbleTimer, delegieren, Excel, Time Measurement, Zeitaufwand, Zeiterfassung

Zeit sparen durch effektives Selbstmanagement – Teil 1

Zeitdiebe eliminieren durch eine gute Arbeitsorganisation

Um größtmögliche Freiheit zu erreichen gibt es verschiedene Stellschrauben. Geld sparen und eine planvolle Vermögensbildung, um eine gewisse finanzielle Freiheit zu erreichen. Zeit sparen, effektive Arbeitstechniken und Selbstorganisation, um sich persönliche Freiräume zu schaffen und Zeit zu gewinnen.

Ich möchte in bestimmten Bereichen weniger tun müssen und damit mehr erreichen und vor allem die Dinge tun, die mich näher an mein Ziel heranbringen. Effektives Handeln also, statt Geschäftigkeit. Wichtig ist, was ich tue, nicht wie ich es tue.

Hier einige gute Tipps und konkrete Handlungsempfehlungen, die aus meiner Sicht schnelle Ergebnisse bringen und relativ leicht umzusetzen sind

• bis 11h die wichtigste Aufgabe des Tages erledigen
• notwendige, periodisch wiederkehrende Tätigkeiten sammeln (EMails checken, Rechnungen bezahlen, Telefonanrufe…)
• erledigen Sie Aufgaben, die regelmäßig anfallen zu einer festen Zeit jeden Tag/Woche/Monat/Quartal (Wäsche, Einkauf, Zahlungen); z.B. private EMails ausschließlich Montags bearbeiten, ca. 1 Std.
• die Kunst der Nicht-Vollendung pflegen
• Nein als Standardantwort verwenden
• Bitten Sie um Verzeihung, nicht um Erlaubnis!
• Lernen Sie, Vorschläge zu machen
• Kann ich einen Vorschlag machen?
• Ich würde sagen…
• Was meint ihr?
• Lasst uns versuchen… Wenn das nicht klappt, versuchen wir etwas anderes
• Hört sich das vernünftig an?
• Abwägen: welche Kosten würden auftretende Probleme verursachen vs. meine gesparte Arbeitskraft
• Und gelegentlich einfach mal um 4h nach Hause gehen und Montag u./o. Freitag frei nehmen (z.B. wegen eines dringenden Arzttermins)

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Artikelserie "Zeitmanagement - Zeit sparen, Zeitdiebe eliminieren"

1. Zeit sparen durch effektives Selbstmanagement
2. Zeit sparen durch effektives Selbstmanagement
3. Fragen, die man sich immer wieder stellen sollte, um Zeit zu gewinnen
4. Einige weiterführende Gedanken zum persönlichen Zeitmanagement

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